Kesuksesan di Balik Persiapan yang Singkat

118
Edi Kurniadi menyampaikan hasil pemantauan saya terhadap proses pembelajaran pelatihan pendampingan perhutanan sosial paska ijin periode pertama yang dilaksanakan oleh Balai Diklat LHK Samarinda dari sisi pelaksana pelatihan. Foto: Istimewa
Edi Kurniadi menyampaikan hasil pemantauan saya terhadap proses pembelajaran pelatihan pendampingan perhutanan sosial paska ijin periode pertama yang dilaksanakan oleh Balai Diklat LHK Samarinda dari sisi pelaksana pelatihan. Foto: Istimewa

TROPIS.C0, JAKARTA – Alhamdulillah pelaksanaan pelatihan Pendampingan Perhutanan Sosial Paska Ijin (P2SPI) periode pertama di Balai Diklat LHK Samarinda yang terdiri dari tiga gelombang (6 angkatan, diikuti sebanyak 184 peserta) sudah selesai.

Banyak cerita yang disampaikan oleh para tutor (diantaranya Swary Utami Dewi dan Suwito), petugas admin (Erfan Noor Yulian dan Efendi Payuyu), serta pengamat (Diah Suradiredja dan Listia  Hesti Yuana) yang menyampaikan pengalaman dan pengamatan terhadap proses pembelajaran jarak jauh bagi petani dan pendamping PS.

Saya mencoba menyampaikan hasil pemantauan saya terhadap proses pembelajaran pelatihan pendampingan perhutanan sosial paska ijin periode pertama yang dilaksanakan oleh Balai Diklat LHK Samarinda dari sisi pelaksana pelatihan

Persiapan yang Cukup Singkat

Sebagai pelaksana pelatihan, saya juga termasuk yang merasa kaget dengan pelatihan ini karena selain waktu persiapan pelatihan yang cukup singkat, juga saya belum mengetahui mengetahui profil dari calon peserta dan para tutor yang akan memfasilitasi pelatihan ini.

Informasi bahwa akan ada pelatihan P2SPI secara daring baru diketahui pada tanggal 6 April 2020, dimana setiap satker BP2SDM agar mengalokasikan biaya pelatihan jarak jauh untuk 3000 peserta serta mempersiapkan segala sesuatunya, sambil menunggu perkembangan komunikasi antara BP2SDM dan Ditjen PSKL terkait kurikulum, materi, tutor, peserta, anggaran dan lain-lain.

Persiapan yang pertama kali dilakukan di BDLHK  Samarinda adalah pengecekan bandwidth jaringan internet dengan melakukan komunikasi kepada provider untuk memastikan jaringan internet mencukupi dan rencana upgrade bandwdith yang optimal untuk palaksanaan daring.

Yang kedua adalah pengecekan perangkat yang diperlukan untuk pelaksaan pelatihan jarak jauh. Yang ketiga adalah penyiapan pelaksana yang akan menjadi sub admin LMS (learning Management System), serta inventarisasi widyaiswara yang punya potensi menjadi tutor pada pelatihan tersebut.

Bapak Kepala Badan P2SDM secara intens menyampaikan perkembangan arahan Ibu Menteri dan hasil komunikasi dengan Ditjen PSKL. Video conference (Vicom) pertama dilaksanakan pada tanggal 9 April yang membahas persiapan-persiapan yang perlu dilaksanakan oleh BP2SDM dan UPT-nya.

 

Memantau pelaksanaan E learning, ada yang harus menempuh waktu tiga jam ke kota kabupaten, hanya karena sinyal

Pembekalan bagi widyaiswara yang akan menjadi tutor dilaksanakan pada tanggal 15 dan 16 April 2020, sedangkat workshop untuk calon admin tanggal 17 April 2020.  Daftar calon tutor dari Ditjen PSKL diperoleh pada tanggal 15 April, masing-masing UPT BP2SDM telah menghubungi para calon tutor sesuai daftar tersebut.

Rapat perdana antara Badan P2SDM dan Ditjen PSKL dilaksanakan tanggal 21 April yang salah satunya merencanakan workshop bagi tutor tahap kedua (sebagian besar pesertanya dari ditjen PSKL dan tambahan dari BP2SDM) tanggal 24 April 2020.

Kesibukan Memuncak

Komunikasi antara Balai Diklat LHK Samarinda dan Balai PSKL Wilayah Kalimantan serta para calon tutor dimulai dengan membuat WAG pada tanggal 22 April 2020.  Dan sejak tanggal 24 April komunikasi sangat intens sehubungan baru pada hari itu, Jumat jam 11.15 WITA, mendapat info bahwa pelatihan akan dimulai tanggal 27 April serta terdapat revisi daftar tutor dari Ditjen PSKL.

WAG segera dipenuhi anggota tutor, Bu Nurhasnih (kepala BPSKL Kalimantan) malah memasukkan orang lain ke WAG. Rapat dengan seluruh tutor diadakan pada jam 14.00 WITA.  Admin mulai bekerja mengatur link vidcom.

Saat itu tidak semua calon tutor bisa mengikuti zoom pertama karena beberapa ada yang sudah terjadwal zoom di Balai Dklat LHK yang lain, dan masih ada beberapa calon tutor yang belum masuk di WAG.

Kesibukan terjadi pada saat penyusunan jadwal karena Balai Dklat LHK Samarinda menggunakan daftar tutor revisi, sementara beberapa BDLHK menggunakan daftar lama yang menyebabkan bentrok jadwal…jadinya seperti rebutan tutor…. akan tetapi masalah tersebut bisa segera diatasi dengan baik.

Semenjak itu komunikasi terus dilakukan oleh para calon tutor menyangkut materi, pembagian peran, serta masalah LMS yang belum familiar bagi tutor termasuk kami sebagai pelaksana.

Pak Dadang Riansyah yang pertama menginisiasi “mojok” bersama para tutor pada hari sabtu dan dilanjut kelompok lainnya sampai hari Minggu,  26 April 2020.  Pemantauan terhadap tutor yang sudah daftar ke LMS terus dilakukan untuk memastikan semua tutor terdaftar di LMS.

Kegiatan lain yang tidak kalah sibuknya adalah penyiapan calon peserta oleh Balai Diklat LHK  Samarinda dan Balai PSKL Kalimantan. Penyiapan peserta dimulai dengan membuat WAG peserta dan vidcom pertama pada jumat, 24 April  Pukul  09.00 wita yang merupakan hari pertama puasa.

 

Mengikuti E learing santai tapi penuh keseriusan

Sebanyak 32 orang sudah bisa mengikuti penjelasan pertama melalui vidcom. Sementara yang lainnya masih proses registrasi. Termasuk satu kelompok dari Kalteng yang baru bisa mengikuti vidcom pada minggu sore karena harus menempuh perjalanan  sekitar 3 jam ke kota kabupaten untuk mendapatkan signal.

Setiap saat admin menyampaikan update proses registrasi, bahkan ada yang mengundurkan diri dan segera diganti oleh kelompok lain melalui kesigapan staf di Balai PSKL menyiapkan calon peserta. Dan….

Alhamdulillah, tepat Pukul  21.00 seluruh calon peserta sudah bisa terdaftar pada LMS dan mengikuti penjelasan pelatihan (gladi bersih) melalui vidcom. Dan… pada malam itu,  setelah berdiskusi sekitar satu jam, seluruh peserta, panitia, tutor telah siap untuk melaksanakan tugas masing-masing….

Pemantauan Proses Pembelajaran

Pemantauan yang saya dilakukan sebagai pelaksana pelatihan,  adalah memastikan seluruh agenda pelatihan bisa berjalan  sesuai rencana, baik secara teknis maupun kualitas pelatihan sebagaimana diharapkan dalam kurikulum pelatihan.

Pada gelombang pertama, karena ini merupakan pengalaman pertama, maka pemantauan lebih fokus kepada kelancaran pembelajaran online.

Saat acara pembukaan, kehadiran seluruh peserta, tutor, panitia serta Bapak Dirjen PSKL yang membuka pelatihan merupakan kebahagiaan tersendiri sebagai langkah awal keberhasilan pelatihan.

Setelah itu, masih menunggu pemisahan kelas setelah pembukaan yang dijadikan satu. Masih memerlukan waktu untuk masuk lagi ke kelas baru. Bahkan Bu Hasnih untuk MP2 memerlukan waktu tambahan setelah istirahat karena masalah proses masuk zoom.

Pemantauan proses pembelajaran daring kedua angkatan saya dilakukan dengan menggunakan dua perangkat, yaitu laptop dan hp (berupaya mendengarkan proses di dua angkatan sekaligus). Sehingga apabila ada pejabat yang masuk di salah satu angkatan saya bisa menyapa beliau.

Pemantauan juga saya lakukan melalui komunikasi yang berlangsung di WAG bagaimana proses yang dilakukan para tutor memfasilitasi peserta diklat. Pada hari pertama, misalnya bagaimana para tutor mendiskusikan hasil tugas mandiri yang dikumpulkan peserta pelatihan terutama masih banyak peserta yang belum bisa mengirim tugas melalui LMS.  Sehingga peserta yang dibantu oleh pendamping mengirim tugas yang difoto ke wa Penanggungjawab Akademik (PJA).

Demikian pula bagaimana para tutor (misalnya pak Suwito, pak Nur Faizin) mengirimkan materi pelengkap untuk  dishare ke paserta. Atau bagaimana para tutor, misalnya Pak Rivani, Pak wahyu, Pak dadang,  menyampaikan catatan hasil pembelajaran daring.

Pada gelombang kedua dan ketiga, masalah teknis LMS dan daring sudah bisa berjalan dengan baik.

Untuk itu pemantauan diarahkan kepada masalah metoda fasilitasi, penyampaian materi, pemanfaatan LMS, serta kepanitiaan.

Metoda fasilitasi perlu dipantau karena setiap mata pelatihan (MP) yang diampu oleh 2-3 tutor, perlu dipantau bagaimana pembagian peran diantara tutor, bagaimana proses diskusi yang memberi peluang seluruh peserta berpartisipasi, serta lebih mendorong proses berbagi pengalaman diantara peserta (sebagai suatu ciri pendidikan orang dewasa-andragogi).

Pemantauan terhadap penyampaian materi diarahkan untuk memastikan bahwa materi yang disampaikan masih dalam koridor pokok bahasan yang ada dalam kurikulum. Termasuk dalam pemantauan materi adalah soal atau tugas yang harus dikerjakan waktu tugas mandiri,  untuk meyakinkan peserta mempelajari materi yang akan dibahas pada hari berikutnya.

Selanjutnya pemantauan terhadap kinerja panitia, untuk meyakinkan pelayanan khususnya waktu daring dapat berjalan dengan baik. Beberapa peningkatan pelayanan yang dilakukan panitia antara lain dengan memberdayakan peran ketua panitia sebagai host.

Menambah personil sub admin di setiap angkatan, membuat kodefikasi (nomor) peserta sehingga dapat dilihat pada layar video saat daring, membuat background yang menunjukkan nama angkatan dan mata pelatihan yang dipasang pada video tutor dan panitia, perubahan waktu penilaian feedback peserta terhadap tutor diberikan pada hari yang sama, serta penyerahan seritifikat kepada perwakilan peserta pada acara penutupan.

 

Seorang peserta sedang mengikuti pelatihan program Elearning

Catatan  Proses Pembelajaran

Pelatihan bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap peserta pelatihan sehingga peserta dapat melaksanakan kegiatan atau tugas sebagai pendamping Perhutanan Sosial paska ijin. Tentu proses pembelajaran pun harus mengarah kepada pencapaian tujuan tersebut.

Hasil dari pemantauan terhadap ketiga gelombang, kira kira saya sampaikan sebagai berikut:

  1. Pelatihan ini sudah berjalan dengan baik dimana seluruh peserta dan tutor dapat mengikuti pembelajaran daring. Tutor mempunyai kemampuan dan pengalaman yang cukup untuk memfasilitasi, dan peserta dari ketiga gelombang bisa berpartisipasi dengan baik dalam proses pembelajaran.

2. Perhatian pimpinan di BP2SDM dan Ditjen PSKL terhadap pelatihan ini cukup baik,  dengan sesekali mengunjungi dan menyapa peserta. Terdapat pula pengamat dari TP2PS, Diah Suradiredja tentu membuat pelatihan ini dilaksanakan lebih semarak.

3. Sebagian tutor telah menambah alokasi waktu untuk diskusi saat pembelajaran daring dengan strategi pembagian peran dalam penyampaian materi dan merancang topik yang didiskusikan.

4. Beberapa tutor menyempurnakan bahan pelengkap dan membuat catatan pembelajaran daring.

5. Tutor telah merubah materi tugas mandiri dari pertanyaan dengan jawaban berupa paham atau belum paham menjadi pertanyaan atau penugasan yang mendorong peserta mempelajari materi.

6.Pemanfaatan fasilitas forum diskusi pada LMS belum dapat digunakan dengan baik. Hal ini kemungkinan karena terbatasnya waktu dan kemampuan peserta memanfaatkan forum diskusi

7.Peran pendamping sangat vital membantu petani mempelajari materi dan mengakses ke LMS.

Edi Kurniadi
Kepala Balai Diklat LHK Samarinda